Jak postupujeme
při implementaci nového software?

Otázku výběru toho pravého ERP již máme za sebou a nyní nastává důležitý krok, který představuje významovou změnu pro řízení každé společnosti. Jak ukazuje praxe, není zcela jednoduché vzájemně sladit systém řízení s novými možnostmi ERP.

Bezplatná konzultace

Už při prvním kontaktu se snažíme zjistit konkrétní potřeby každého zákazníka. Cílem je vyhodnotit, zda námi nabízené řešení bude schopné naplnit očekávání a požadavky, které na nový software má. V rámci první konzultace také získáváme informace, které využíváme při bezplatné prezentaci našeho řešení. Je pro nás důležité zaměřit se na konkrétní oblasti, které zákazníka zajímají. Po prezentaci jsme většinou schopni zpracovat rámcovou nabídku. Budeme rádi, když nás budete kontaktovat, abychom Vás o tom osobně přesvědčili.

Úvodní analýza

Jde o důležitý krok pro úspěšnou implementaci informačního systému. Náš konzultant zmapuje firemní procesy zákazníka a navrhne, jak budou řešeny v rámci informačního systému. Výsledkem je Návrh řešení, kde jsou popsány standardní funkce jednotlivých agend systému a dále zakázkové úpravy na základě speciálních požadavků zákazníka. Součástí dokumentu je i závazný rozpočet potřebných licencí a služeb, včetně časového harmonogramu. Pokud zákazník s Návrhem řešení souhlasí, podpisem implementační smlouvy začíná další fáze projektu a tou je samotná…

Implementace

Během procesu implementace se často řeší několik oblastí souběžně. Převádí se historická data, programují se zakázkové úpravy a připravují se tiskové výstupy na míru. U zákazníka se nainstaluje systém s testovacími daty, kde se pak postupně nasazují realizované úpravy. Cílem je, aby se školení uživatelů provádělo již nad konkrétními daty a s nainstalovanými zakázkovými úpravami. Školení jsou rozfázována do několika kroků. Nejdříve se uživatelé seznámí se základním ovládáním dodaného software. V dalším kroku probíhají tematická školení pro konkrétní oblasti jako je obchod, nákup, sklad či učetnictví a mzdy.

Testovací provoz

Už na začátku implementace je na straně zákazníka jmenován tzv. KEY USER, který testuje dodaný software a také většinou konsoliduje požadavky interních uživatelů. Jeho důležitost a množství jeho práce roste tím víc, čím blíže je datum plánovaného spuštění. Své poznatky a připomínky předkládá konzultantovi k řešení. Díky tomu jsou během testovacího provozu dokončeny a odladěny všechny klíčové úpravy a software je ve stavu, v jakém půjde do ostrého provozu.

Předání do užívání

V den ostrého startu je možné domluvit osobní asistenci konzultanta u zákazníka. Může tak operativně řešit případné problémy uživatelů hned na místě. Čím více času a úsilí je během implementace vyhrazeno na školení a testování, tím hladší bývá ostrý start. Určitá forma ,zvýšeného dohledu” trvá většinou dva týdny až měsíc, kdy je komunikace s pracovníky technické podpory intenzivnější. Uživatelé se však s dodaným software často sžívají snadno a dotazů rychle ubývá. Konzultanti jsou pak v rámci technické podpory, připraveni řešit požadavky uživatelů a jsou tak stabilní oporou našich zákazníků v rámci rutinního provozu.

A na závěr zase jedna stále opakovaná, ale mnohdy nedoceněná rada. Vybírejte s rozvahou implementačního partnera. Pokud nevolíte miniaturní řešení, u kterého nelze o žádném procesu implementace mluvit, je právě proces implementace pro úspěch projektu zásadní. Ať už jde o úpravy na míru, přenos dat z vašich stávajících systémů nebo nejrůznější garance, ujistěte se dopředu, co pro vás implementační partner je schopen udělat a v jakém časovém horizontu. Výrazně pomoci pak pochopitelně mohou i jeho reference.

Klouda Dušan

klouda@k-system.cz

Napište mi, ozvu se Vám obratem